【電子取引データ保存】Notionを使えばExcel索引簿も規則正しいファイル名もいらないのでは?

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2024年1月からデータ(PDFなど)で受け渡した請求書や領収書などはデータのまま保存しないといけません。

例えば、Amazonなどのネット通販などで購入したものが該当します。

また単に保存するだけではなく、

①取引年月日、取引金額、取引先により検索ができる

②日付又は金額の範囲指定により検索ができる

③2以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索ができる

といった要件を満たす必要があります。

ただし、税務調査の際に、データをダウンロードをするように求められてそれに応じた場合は、検索要件のうち②と③は不要となります。

さらに、令和5年度税制改正で、基準期間(基本的に2期前)の売上高が「5,000 万円以下」の事業者は検索要件自体が不要(①②③のすべて不要)となりました。ただし、税務調査の際にデータをダウンロードをするように求められた場合はそれに従う必要があります。

言い換えると、データをダウンロードをさせたくない場合は、①②③の検索要件を満たす必要があります。

外部の有料ソフトを使うことでこれらの検索要件を満たして保存できますが、システム投資にかけるお金の余裕がない事業者や、取引数自体少ないのでそこまでする必要がない事業者もあるでしょう。

外部の有料ソフトを使わない方法の例としては、「索引簿を作る方法」や「規則的なファイル名を付ける方法」が挙げられています。

想像するだけでめんどくさいですが、やってみるとやっぱりめんどくさいので、普段使っているNotion(無料版です。)でどうにかできないかやってみました。

「索引簿」と「規則的なファイル名」

冒頭で、外部の有料ソフトを使わずに、電子取引データを保存する方法として、「索引簿を作る方法」と「規則的なファイル名を付ける方法」を挙げました。

「索引簿を作る方法」は、Excelなどに連番を振って、そこに日付・金額・取引先を記載するものです。

請求書などのデータは別途、フォルダにExcelの内容に対応した連番を付けて保存する必要があります。

Excelで索引簿作成すれば、フィルタ機能により、検索要件をすべて満たすことになります。

ですが、請求書の内容が書かれた索引簿とデータの保存場所が違うところにあり、ファイル管理がめんどくさいです。

「規則的なファイル名を付ける方法」は例えば、

取引日:2023年5月30日

金額:220,000円

取引先:A商店

の場合の請求書PDFにつけるファイル名は、20230530_220000_A商店

といった感じです。

この場合は、索引簿よりから楽ですが、検索要件の②③を満たしません。

「索引簿」と「規則的なファイル名」、正直どっちもどっちです。

もっといい方法、楽な方法はないのでしょうか。

Notionならできるのでは

3つの検索要件を満たした上で、ファイル管理が楽な方法はないのか考えてみたところ、普段使っているNotionでできそうです。

Notionのことをご存知ない方もおられるかと思いますので、自分の理解している範囲で簡単に言うと、

「Notionとはデータベースを使って色んなアウトプットができるクラウドサービス」です。

たぶん伝わっていないですね。

使う側からしたら、「結局、何ができるの?」が大事ば部分になってくると思うので、

ざっと挙げると、

  • ノート、メモ帳(ファイル添付もできます。)
  • カレンダー
  • タスク管理
  • プロジェクト管理(ガントチャート)
  • WEBページのクリップ(WEB記事の保存)

などなど。普段色んなソフト、アプリで行ってきたことがNotionでおおむねできてしまうのです。

さらに、これらのページを他の人に共有できるし、パソコン、スマホやタブレットなど端末を問わず使えるのです。

このできることを見ると、ますます「Notionって何者?」という思いが強くなってくると思います。

(実際自分もそうでした。)

そういう場合は、実際に触ってみるほうが早い!場合もあるのですが、Notionの場合はほんとできることが多すぎて、自分の場合は最初、何をすれがいいのかわからず、導入を一旦諦めたのですが、使い方サイト的なもの参考に使っていくとなんとなく理解できるようになってきました。

カレンダーもタスク管理もガントチャートもすべて、元になるベース、いわゆるデータベースというものがあり、それが、形・見た目を変えているだけに過ぎないのです。それがわかると、Notionをどういう風につかっていけばいいかわかると思います。

Excelのテーブルとピボットテーブルをイメージしてもらえるとわかりやすいと思います。

この記事では、Notionの使い方を詳しく紹介するものではないので、この辺で止めておきます。

ちなみに、料金については、2023年8月現在、

個人で使う分には無料ですが、チームで使う分には一人あたり8ドルかかります。

Notion料金表

Notionで検索要件を満たしつつ保存

サンプルのページを作ってみます。

「新規ページ」をクリックし、ページタイトルを入力します。今回は「電子帳簿保存 電子取引」としました。

Excel索引簿のようなデータベースを作りますので、「テーブル」を選びます。

そうすると、データソースなしの状態で新しいページが作成されます。

画面右下の「新規データベース」を選びましょう。

テーブルができました。初期状態では、「名前」と「タグ」のみです。

検索要件を満たすためには、取引年月日、金額、取引先名が必要でしたので、追加しましょう。

最初からある「名前」今回は使わないのですが、消すことができないのでそのまま置いておきます。

まず、「タグ」の部分を「取引先名」に変えます。プロパティはそのまま使います。

次に日付を設定します。

取引先名の右の+をクリックし、右側のプロパティから「日付」を選びます。プロパティ名は「取引日」とでもしておきましょう。

あとは、金額です。金額というプロパティはないので、「数値」を選び、

さらに、数値の形式から「コンマ付きの数値」または「円」を選び、プロパティ名を「金額」にしましょう。

最後に、請求書PDFなどのデータもここに保存しますので、その項目を作ります。

プロパティで「ファイル&メディア」を選びます。

プロパティ名は「ファイル」とでもしておきましょう。

これで、取引先名、金額、取引日とファイルの項目ができましたが、おまけとして、請求書なのか領収書なのかそれとも契約書なのかわかるように、今回は「種類」という項目も作ります。

プロパティで「マルチセレクト」を選び、プロパティ名を「種類」にします。

できたものがこちらです。

一番上のプロパティの境目のところにマウスを移動させると、Excelと同様に列の幅を自由に変えることができます。

また、プロパティのところでドラッグすると、順番を入れ替えることができますので、好きな順番・入力しやすい順番に入れ替え変えることもできます。

サンプルとして適当に入力してみました。

入力してみるとわかると思いますが、取引先名と種類のプロパティは「マルチセレクト」になっていますので、一度入力したものは次から選ぶことができます。

取引日はカレンダーから選ぶことができます。ファイルは1つの行に複数保存できます。

上の写真ではデータを保存していませんが、クリックすると簡単にファイルを保存(アップロード)することができます。ただし、無料版ではファイルサイズが5MBが上限です。電子取引データですのでおそらく5MBに収まるかと思います。電子取引データでないスキャンしたデータなら5MB超えそうですが。

ここにファイル保存(アップロード)するやり方以外にも、ファイルは別のクラウドストレージ(DropboxやGoogleドライブなど)に保存しておいて、その保存先のリンクを埋め込むやり方もできます。

検索要件の②③については、右上のフィルターで可能です。

取引先をA社で絞りつつ、日付や金額の範囲を絞ることが簡単にできます。

まとめ

電子取引データを調査官にダウンロードさせたくない場合には、複数の検索条件で検索できるようにする必要があります。その場合の解決策の一つとしてNotionを紹介しました。

「索引簿」をExcelで作成して運用する場合だと、目的のファイルは別の場所にあるので、索引簿で検索した上にさらに、ファイルを探しに行くといった二度手間が生じます。

Notionを使うと、このデメリットを解消した運用が可能です。

ただし、一人で使う分には無料の範囲で使えますが、複数人で使うとなるとお金がかかりますので、その点はご注意ください。

また、Notionをこれだけのために使っている場合はいいのですが、そうではなく、他の情報もNotionに保管している場合は、調査官に他のものを見られないように監視する必要があるので、その点が気がかりなところです。まあ、パソコンのフォルダに保存している場合も同様ですが。

ではまた。

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