【関数不要】ピボットテーブルを使った経費帳の作り方

Excel

経費を使えば節税になる!ということでじゃぶじゃぶお金を使いまくって、領収書やレシートをため込んでいませんか?税理士に丸投げすれば、うまく処理してくれますが、お金はかかりますし、出来上がるまでに時間もかかります。
税理士によっては、領収書丸投げは受けていないところもあります。

自分で使った経費の集計を自分でやれば、税理士に丸投げするよりかは手間がかかりますが、リアルタイムに自分のお金の使い道がわかるのでおすすめです。

普段Excelをよく使っている現役税理士が、Excelを使った経費帳の作り方を解説していきます。

想定読者

  • 最近、副業を始めたサラリーマン
  • 最近、フリーランスとして独立した方
  • 家計簿をつけようと思っている方
  • 会計事務所、税理士事務所で働いているがExcelがあまり得意でない方。

そもそも経費帳って何ですか?

教科書的な説明は他のサイトで確認できますので、
簡単に言うと 「経費の内容を記録したもの」と思っていただければ問題ないです。

具体的には、勘定科目ごとに、日付、内容、金額を記載したものです。

関数を使わない経費帳の作り方・入力方法

それでは早速、経費帳を作っていきましょう。

まず、1行目に左から日付、金額、内容、科目という見出しを作ります。

日付の列は、「日付形式」で入力していく必要がありますので、Aをクリックして、日付の列を全選択した後、セルの書式設定 → 日付 → 2012/3/14(年月日を「/」で表現)を選んでOKをクリック。

セルの書式設定はショートカットキーがあるので、これを使うほうが早いです。

Windows版Excelのショートカットキー Ctrl+1(Ctrlを押しながら1)

Mac版Excelのショートカットキー ⌘+1(⌘を押しながら1)

あと、金額を見やすくするために、B列を選択して、セルの書式設定 → 数値 → 「桁区切り(,)を使用する」にチェックを入れます。これがあると3桁ごとに数字が区切られるので、金額が見やすくなります。

基本的な設定は、最低限これだけやれば使えます。

もっと快適に入力するための設定がありますが、今回は割愛します。

では実際に入力していきましょう。

適当に1行だけ入力したみました。

内容は、どこで?何を?をさらっと入力します。正式名称で入力する必要はありません。

C列の幅は適度に広げましょう。そのままだと文字が見切れてしまいますので。

科目は、使うものがある程度決まっていますので、毎回直接入力するのは、時間の無駄です。

色々やり方はありますが、今回は、一番かんたんなやり方でやりましょう。

Excelはほんと便利なもので、これまでに入力したものは、自動で選べるようになっています。

今、2行目の科目を入力しようとしているところです。

科目のセルにカーソルを合わせて、

Windowsの場合は、Alt+⇩

Macの場合は、⌥+⇩

を押します。

すると、これまで入力したものが選べるようになっていますので、適当な科目を選びましょう。

ある程度入力したものがこちらです。

入力したあとの集計はどうする?

入力が終わったので、集計していきます。

色んな角度で集計できますが、今回は、科目ごと、日付ごとに金額を集計していきます。

まず、数字や文字が入力されているところのどこでもいいので、カーソルを合わせて、

Windowsの場合は、Ctrl+T

Macの場合は、⌘+T

を押しましょう。

続いて、テーブルの作成というウインドが出てきますので、そのまま何も考えずエンターを押しましょう。

なんかおしゃれな表ができましたが、ただおしゃれなだけじゃないのです。 見た目だけでなく、中身も伴っています。むしろ中身(機能)のほうが、すごいんです。

続いて、このおしゃれな表のどこかにカーソルを合わせると、上の方にテーブルという隠しコマンドが出てきますので、テーブル → ピボットテーブルで集計 を順番にクリックします。

すると、テーブルの作成というウインドが出てきますので、今回も何も考えずエンターを押しましょう。新しいシートにExcelらしからぬものがでてきます。この画面で何をどのように集計するのかの設定をします。今回は、科目ごと、日付ごとに金額を集計しますので、まず、それぞれチェックを入れつつ、下のところで

科目 → 行

日付 → 列

金額 → 値

にそれぞれ移動させます。ドラッグで移動できます。

できあがったものがこれです。

宣言どおり、科目ごと、日付ごとに金額が集計されているのがお分かり頂けただろうか(心霊映像風)

消耗品費は、2つが合計された金額になっていて、その金額をダブルクリックすると、集計された中身を見ることができます。(新しいシートが作成されます。)

集計したあと、続きを入力する場合はどうするのか?

もとの表(おしゃれになったテーブル)の下に続いて入力すると、テーブルが自動で下に拡大していきます。入力方法はいままでどおりです。

しかし、集計は自動ではされないので、ピボットテーブルの表のどこかにカーソルを合わせた状態で、右クリック → 更新 をクリックする必要があります。この更新すら自動でやりたい場合は、関数を使う必要がありますが、作成のハードルが少し上がります。

まとめ

いかがでしたか。今回はできるだけ簡単に、関数を使わずに使える経費帳を作成を解説してみました。経費の入力や集計といったいわゆる事務作業、経理のゴールは同じですので、いかに時間をかけないでできるかがポイントです。いやいや、自分は時間をかけて数字を集計するのが好きだ!という方や、こんなに簡単にできてしまったら残業代が稼げない!という方は、今回の記事は見なかったことに。

白色申告や青色申告の特別控除の適用を受けないで確定申告をする方は、こんな感じで集計した金額をもとに確定申告をしていただければと思います。ピボットテーブルは数字の集計で使える場面が多数ありますので、経理の人、会計事務所の人は参考にしていただければ。ではまた。

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