記帳代行をするならインボイス制度が始まる前に業務フローの見直しが必要かもしれない

会計

インボイス制度が始まると、請求書などの記載方法が変わりますが、経理・記帳のやり方も変わります。

インボイス制度が始まったと思ったら年明けには電子帳簿保存法が実施され、電子取引データついてはデータのまま保存しないといけなくなります。

電子取引データのデータ保存のやり方については、先日記事にしました。

【電子取引データ保存】Notionを使えばExcel索引簿も規則正しいファイル名もいらないのでは?

これまでのやり方で請求書などの保存や記帳をやっていると、どう考えても作業量が増加します。

作業量が増加しても、売上や利益が増加する訳ではなく、それに反比例して時分の時間が減るだけです。

作業量が増える→残業が増える→残業代が増える、ということもあるので、そういう人たちにとっては大変喜ばしいことなんでしょうが、自分は残業代がでないのでなんとか阻止しなければと危機感をもっています。(残業代をもらえたとしても、早く終わるように工夫しますが。)

インボイス制度実施後、電子帳簿保存法も間もなく実施

2023年10月からインボイス制度が実施されます。

記帳する側が消費税の課税事業者の場合は、基本的にインボイスの要件を満たした請求書、領収書がないと仕入税額控除ができないので(6年間経過措置あり)、これまでより消費税の納税額が増えます。(消費税の計算方法で簡易課税(事前届出必須)、2割特例を選んでいる場合は関係なし。)

その請求書、領収書がインボイスかどうかの確認は、記載されている「T+13桁の数字」が登録されているものなのかどうかで確認します。

このサイトで検索して確認できます。

国税庁インボイス制度適格請求書発行事業者公表サイト

基本的には、請求書や領収書1枚ごとにこのサイトで検索してインボイスかどうか確認します。

同じ取引先の場合でも過去に調べてインボイスだったからと言って安心できません。

その取引先はその時はインボイス制度に登録していたが、次の年度は何らかの理由で登録を取りやめていたかもしれません。登録をやめて、請求書からインボイス番号を削除してくれたらわかりやすいのですが、削除するのを忘れている可能性もあります。

その場合でも、自社でインボイス番号が登録されているものなのかの確認が必要です。

インボイス制度が始まって、3か月後の2024年1月には電子帳簿保存法が実施され、電子取引データについては、データのまま保存し、さらに原則的には一定の検索要件を満たす必要があります。(一定規模以下の事業者には猶予措置あり)

いままで、自社のルールでデータの保存をしていたものが、一定のルールでの保存が求められるようになります。

業務フローはどう変わるのか

データで受領した請求書について、業務フローを整理してみます。

2023年9月まで

請求書を確認→仕訳を入力→請求書を適当に保存

2023年10月から

請求書を確認→インボイスかどうか確認→仕訳を入力(インボイスの区分も入力)→請求書を適当に保存

2024年1月から

請求書を確認→インボイスかどうか確認→仕訳を入力(インボイスの区分も入力)→請求書を検索要件を満たして保存

明らかにやることが増えています。

誰がやるべきか?よりも人間がやるべきか?で考える

記帳代行でこれらの業務をやる場合、何も考えず今までどおりの仕事のやり方だと、明らかに作業量が増えます。

これをどうすべきか。

  1. 作業量が増えることを理由に顧問料アップをお願いする
  2. 作業量は増加するが、顧問料は据え置く
  3. 企業努力で作業量増加をカバーし、顧問料は据え置く

会計事務所、税理士事務所によって経営方針は異なるので、どれが正解といったものはありませんが、やっぱり3がかっこいい(かっこいいだけで事業継続はできませんが。)のでそこを目指したいところです。

具体的な話になります。

弥生会計、マネーフォワード、freeeの3社とも似たような機能を提供しており、

それぞれ、スマート証憑管理クラウドBOXファイルボックスです。

請求書や領収書をアップロードすると、その内容を自動で読み取り(精度は100%ではありません。)、仕訳を作成してくれるといったものです。

さらに、この自動で読み取り、には「インボイスかどうかの判定」も自動ででき、このアップロードした請求書などを「検索要件を満たして保存」もしてくれるのです。

マネーフォワード、freeeの場合は追加料金なしで使えますが、弥生会計の場合は、サブスク(オンライン系)でソフトを使っていない場合は、あんしん保守サポートに加入していることが必須となっています。(弥生会計を買い切りで使っていて、保守に入っていない人は使えません。)

記帳代行の場合は、おそらく多くの場合、弥生会計のスマート証憑管理を使うことになるでしょう。

こんな便利なものがあるなら使わない手はないと考えています。

話は戻りますが、そもそも増えた作業は誰がやるのか?ということを決める必要があります。

インボイスかどうかの確認、仕訳時のインボイスの区分入力、これは、税金に影響があるのところですので、税理士側が対応すべきと考えます。

請求書の検索要件を満たして保存、これはどうでしょうか。

請求書の保存まで請け負っている場合は別ですが、保存に関してまでは請け負っていない(会社が責任を持って保存する)場合が多いと思います。

ですが、2024年1月からは今までどおりの保存方法では法令違反になり、法令通りやるのは面倒だということで、税理士に依頼する人も出てくるのではないかと考えています。

インボイスかどうかの確認も検索要件を満たして保存も、誰がやるのか、で考えるのではなく、こんなめんどくさいこと、そもそも人間がやるべきかどうかの視点で考えたいです。

会計ソフトの各社が便利な機能を提供しているのでぜひ活用したいところです。

まとめ

電子帳簿保存法については、電子取引データの部分にだけ注目しましたので、記帳代行だけれども現金帳はお客さん側でつけてもらっている場合はもう少し考えないといけません。

インボイスだけではく電子帳簿保存についても合わせて業務フローの見直しを考える時期が来ています。制度開始後になって慌てて対応するとお客さんの負担にもなるので、早めに対応を考えておきましょう。

ではまた。

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